Inspiration til indretning af mødelokalet

Udover at mødelokalet skal være funktionelt, og der skal være plads nok til alle, er det også i høj grad blevet vigtigere at skabe et behageligt møderum. Mødelokalet skal kunne inspirere til kreative idéer og produktive møder. Her handler det om, at holde lidt igen med de stærke farver på væggene og skabe ro og plads i rummet til de kreative tanker og fordybelse.

Mødelokaler behøver ikke altid være et rum med fire faste vægge

I de seneste par år har man bredt i erhvervslivet accepteret, at videomøder via Teams, Skype osv. er kommet for at blive. Afstanden er del af fortiden. Du kan sagtens sidde i møde med en kollega, der arbejder hjemmefra eller befinder sig på den anden siden af kloden. Der er mange gevinster at hente ved online møder. Det er blandt andet ved, at man sparer noget transporttid og undgår spildtid. I takt med de stigende online møder kræver det også, at vi begynder at gentænke indretningen af mødelokalet.

Med det øgede forbrug af videomøder stilles der langt større krav til indretningen af rummet. Mange skal holde deres egne små videomøder, og det harmonerer ikke altid med den klassiske storrums kontorindretning. Hvis alle skal til at holde møde ved deres egne skriveborde, så vil der opstå kaos i rummet. Der vil opstår uhensigtsmæssig støj og forstyrrelser.

Ikke alle har adgang til et mødelokale. Derfor skal man tænke i nogle andre baner, hvis man har brug for et sted at holde sine møder. Her kan man forsøge at inddele rummet i zoner, hvor der bliver etableret en stillezone og dialog zone. Stillezonen er tiltænkt alle dem, der har brug for at fordybe sig i deres opgaver. Dialog zonen skal give plads til at man både kan afholde uformelle og formelle møder.

Fysiske møder kan holdes andre steder end i et mødelokale

Ikke alle slags fysiske møder behøver at afholdes i et mødelokale. Det er heller ikke alle virksomheder, der har plads til at etablere et mødelokale. Når man har få kvadratmeter at gøre godt med, så er man nødt til at tænke ud af boksen. For at opnå et godt resultat på så lidt plads, skal man få udnyttet de få kvadratmeter man har effektivt.

Fleksibilitet er nøgleordet, når det gælder om at få indrette sig på få kvadratmeter.

Forestil dig at have et rum, hvor du har mulighed for at lave om på indretningen i løbet af dagen – nemt og hurtigt. Det kan være den ene dag, hvor rummet skal rumme ekstra enkeltmands arbejdspladser. Næste dag er der bestyrelsesmøde, konferencer og dernæst slutter dagen af med gruppearbejde. Ved at have en fleksibel indretning, kan du rumme alle de behov, der måtte være i løbet af dagen – selv på få kvadratmeter.

Tænk nøje over hvilke møbler, der skal ind i rummet. Det skal være fleksible og praktiske møbler, der er nemme at flytte rundt eller pakke væk. Foldeborde med hjul er fleksible og praktiske. Bordene kan sættes sammen lige som I vil have det. Forlæng bordet med flere borde, når der skal være plads til flere deltagere. Med de fleksible hjul kan du skubbe bordene sammen på ingen tid. De kan nemt klappes sammen igen og gemmes væk, når der ikke længere er behov for dem.

Korte og uformelle møder behøver ikke altid være bag en lukket dør. Det kan sagtens være i storrumskontoret, hvor det med fordel kan være med til at bidrage til den uformelle stemning. Her skal man huske på at tage hensyn til dem, der ikke holder møder. Et godt bud kunne være en akustik sofa, som kan placeres på den ene side af rummet væk fra “stillezonen” for ikke at forstyrre, dem der arbejder.

Fritstående mødebokse er også et godt bud på, at skabe en fleksibel indretning. Det er en god og nem alternativ løsning til mødelokalet, hvor man får fire faste vægge på få kvadratmeter. Mødebokse er både gode til fortrolige samtaler, og hvis man har brug for at fordybe sig i sine tanker.

Komfort og indretning skal tilpasses til mødeformen

Forestil dig at de fysiske rammer for et mødelokale er et mødes kropssprog. Hvad er det egentlig for et møde, der skal afholdes i rummet? Hvad for nogle forventninger har I til mødedeltagerne? Hvad skal der foregå i rummet? Er der en uoverensstemmelse med rummets indretning og forventninger til mødet, så vil der opstå et uhensigtsmæssige mismatch. Det kan være med til at påvirke mødet og mødedeltagerne på en uheldig måde. Et eksempel kunne være at der er elementer i rummet, der kan gå hen og distrahere og forstyrre koncentrationen. Eller man sidder ned i en ubehagelig stol i lang tid. Det er afgørende at rummets indretning passer til mødets form.

Det formelle eller lange møde

Mødets varighed og form bestemmer, hvor komfortable dine møbler skal være. Gode polstrede stole med armlæn er rigtige gode til de lange møder. Her må stolene godt være lidt brede og med vip, så mødedeltagerne kan opnå den mest optimale siddekomfort. Med en fuldpolstret stol kan du opnå en bedre akustik i rummet, hvilket gør at I ikke risikerer ufokuserede møder.

Det korte eller uformelle møde

Sammenlignet med de lange møder, er der ikke de høje krav til de kortere møder. Møder der er uformelle og korte kan man med fordel indrette rummet med barstole og højborde. Her går vi væk fra de klassiske og store mødeborde til mindre møbler, der kan bidrage til den uformelle stemning. De her højborde og barstole kan placeres i storrumskontoret, hvor det til fri afbenyttelse til alle medarbejdere, lige meget om det uformelle møde kun varer i 5 min. eller en hel time. Med et højbord er der også mulighed for at holde stående møder. Dette kan sommertider være rart, hvis man har siddet ned i mange timer og trænger til få gang i kroppen.

Det aktive møde

Når der skal afholdes brainstorm- eller kreative møder, så handler det tit om at tænke lidt ud af boksen først for at få de gode idéer frem. Men hvad hvis rummets indretning kan inspirere jer? Glem alt om det klassiske mødelokale. Tænk i kæmpe whiteboardtavler på væggen til at skrible idéerne og lave moodboards. Udskift de traditionelle mødestole med stå-støttestole og få mere bevægelse under mødet. Når mødedeltagerne får mere bevægelse under mødet, så får deres hjerne og krop mere ilt. Det er med til at øge energiniveauet, som kan gavne jeres brainstorm- eller kreative møder.

Det fortrolige møde

Til de helt fortrolige og dybe samtaler kan man bruge akustik sofaer, som lukker alt støjen rundt omkring en og skaber ro. Sofa er ofte et godt valg til de her slags lidt følsomme møder, da det er mere et blødt møbel i forhold til de klassiske møbler til mødelokalet. Sofaen er med til at nedbryde grænser og kan hjælpe med at skabe tryghed